vFax (virtuelles Fax)

Definition

Ein vFax ist ein virtuelles Fax, dass fortan kein physisches Faxgerät mehr benötigt. Faxe lassen sich virtuell über das Internet (Call Manager) als PDF-Datei versenden und können via Mail (im Anhang PDF-Datei) empfangen werden.

Konfiguration

Information zur Konfiguration:

Das vFax kann komplett über den Provisionierungsassistenten erstellt werden. Es wird hierzu im Konfigurationssheet eine Email-Adresse in der Zeile des vFax eingetragen. Somit erkennt der Provisionierungsassistent beim Upload, dass es sich um ein virtuelles Fax handelt. Beim Upload wird automatisch der vFax-Account und die Gruppenroute (Typ vFax) angelegt.

Mindestkonfiguration:

Call Manager -> Provisionierung -> Assistent

Felder Konfigurationssheet:

Type	“F” (Fax)
Bezeichnung	Hier wird die gewünschte Bezeichnung für dieses vFax eingetragen.
Gruppe	Wird benötigt, um Benutzenden Zugriff auf das vFax zum Faxversand zu erteilen. Der Fax-Account wird der Gruppe hinzugefügt. Somit erhalten alle Benutzenden, die ebenfalls in dieser Gruppe sind, Zugriff auf dieses vFax im Call Manager.
E-Mail	Mailadresse, auf die eingehende Faxe zugestellt werden. Auch an mehrere Mailadressen möglich. Diese einfach mit Komma trennen.
Telefonnummer (extern)	Nummer, unter der dieses vFax von extern erreichbar ist.
Signalisierte Rufnummer	Nummer, die bei ausgehenden Faxen signalisiert wird.
Network Provider Number	Für Standortzuordnung

Hinweis: Nach dem Upload im Provisionierungsassistenten müssen die User, die ausgehend Faxe senden sollen, in die Gruppe des vFaxes hinzugefügt werden. Ansonsten haben die User keinen Zugriff auf das vFax und können dadurch nicht ausgehend faxen.

Beispielkonfiguration:

Es soll ein vFax unter der Rufnummer +49 9286 954204 75 und in der Firma unter der Durchwahl -75 erreichbar sein. Das eingehende Fax soll in ein PDF umgewandelt werden und auf die Email-Adresse service(at)gammacommunications.de weitergeleitet werden. Der User ‚Marvin Mustermann‘ soll ausgehend über das vFax senden können.

Optionale Konfigurationspunkte:

Im Konfigurationssheet:

Interne Rufnummer(n)	Die Durchwahl, die intern in der Firma/Organisation signalisiert werden soll (ebenfalls im Nachgang unter Call Manager → Einstellungen → Routen)
Standort	Standort für diesen Account. Sonst keine Funktion für das Fax (ebenfalls im Nachgang unter Call Manager → Einstellungen → Accounts)

Call Manager -> Einstellungen -> Accounts

E-Mail	Die Email-Adresse, an die das Fax in einer PDF weitergeleitet werden soll. Nur eine Email-Adresse pro Fax. Anderenfalls muss ein zweiter vFax-Account erstellt werden.
Kopfzeile	Wird linksbündig in der Kopfzeile des umgewandelten Faxes in der PDF-Datei angezeigt. Folgende Platzhalter sind konfigurierbar in der Kopfzeile: $N -> Absenderrufnummer $P -> Nummer der Seite $C -> Anzahl Seiten $CN -> Firmenname $PN -> Personenname [[dd.MM.yyyy HH:mm:ss]] oder $D -> Datum Freitexte sind ebenfalls möglich
Kopfzeile rechts	Wird rechtsbündig in die Kopfzeile eingefügt. Platzhalter siehe Kopfzeile.
Weiterfaxen an	Eingehende Faxe werden an alle hier angegeben Faxnummern weitergefaxt (Eine Faxnummer pro Zeile).
Routen	Routen, die dieses Fax enthalten.
Mail bei Empfangserfolg	Eine Bestätigung auf die konfigurierte Mailadresse, dass das Fax des Absenders erfolgreich empfangen worden ist.
Mail bei teilweisem Empfang	Eine Meldung auf die konfigurierte Mailadresse, dass das Fax des Absenders nur teilweise erfolgreich empfangen werden konnte.
Mail bei Empfangsfehler	Eine Meldung auf die konfigurierte Mailadresse, dass das Fax des Absenders nicht empfangen werden konnte.
Mail bei Sendeerfolg	Eine Bestätigung auf die konfigurierte Mailadresse, dass das Fax erfolgreich versendet worden ist
Mail bei Sendefehler	Eine Meldung auf die konfigurierte Mailadresse, dass das die Sendung des Fax fehlgeschlagen ist.
Mail bei Sendefehlversuch	Erhalten einer Information auf die konfigurierte Mailadresse, dass die Faxsendung fehlgeschlagen ist und es erneut versucht wird, dem Empfänger zu faxen. Hinweis: Die Anzahl der Mails bei Fehlversuchen ist nicht einstellbar. Es kann aber konfiguriert werden, dass nur ein Abschlussbericht erstellt wird. Dazu einfach den Haken bei „Mail bei Sendefehlversuch“ entfernen.
Kurze Sendebestätigung	Eine Bestätigung auf die konfigurierte Mailadresse, dass das Fax versendet wird.
Zeitzone	Zeitzone für zeitgesteuerte Wählpläne
Zeitgesteuerte Wählpläne	Hier können erstellte, zeitgesteuerte Wählpläne eingesetzt werden.

Tipps aus dem Support:

• Bitte erstellen Sie das vFax nur über den Assistenten und nicht manuell. Falls die Email-Adresse oder die Kopfzeile geändert werden soll, können Sie diese im SIP-Account umändern.

• vFax-Versand über den Call Manager:

Troubleshooting

Bitte prüfen Sie, ob die Email-Adresse unter dem SIP-Account richtig eingetragen ist. Darüber hinaus sollte geprüft werden, ob in der Gruppenroute des vFax der Typ „vFax“ hinterlegt worden ist. Sollte das nicht der Fall sein, bitte den Typ von „Fax“ in „vFax“ ändern.

Mailausgang kann unter “Zahnrad” → Erweitert → Ausgehende Nachrichten geprüft werden.

Eventuell muss die Absenderadresse des vFaxes – telefax(at)mail.gamma-cloud.de – auch beim Kunden auf eine Whitelist gesetzt werden.

Das ist ein normales Verhalten der Anlage. Zur Erklärung: Ein Anruf hat einen anderen Codec als ein Fax. Da beide nicht mit demselben Codec “sprechen”, kommt es zu einem Empfangsfehler.

Hier muss geprüft werden, ob der User in der vFax-Gruppe hinzugefügt worden ist. Als nächstes muss geprüft werden, ob der vFax-Account unter Call-Manager -> Einstellungen -> Account in der vFax-Gruppe hinterlegt wurde.